Job vacancy Receptionist

Receptionist pour gerer les appels et reservation d’hotels.

1. Accueil entreprise et gestion du standard téléphonique :

Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux interlocuteurs concernés.
Prendre les messages et les transmettre de manière précise et rapide.
Accueillir physiquement les visiteurs, clients, et fournisseurs.
Tenir à jour le registre des visiteurs et gérer les badges d’accès.
2. Gestion des salles de réunions :

Préparer / Assurer la mise en place, le rangement et l’organisation des salles de réunion.
Gérer le calendrier des salles de réunions sous Outlook
3. Courrier et services généraux :

Réceptionner, trier, et distribuer le courrier entrant.
Gérer l’envoi du courrier sortant et des colis.
Assurer des tâches administratives diverses (photocopies, classement, archivage).
4. Planification des voyages et réservations pour le comité de direction et autres employés :

Organiser les déplacements professionnels (réservation de billets d’avion, de train, etc.)
Réserver les hébergements (hôtels, appartements) et les transports (voitures de location, taxis).
Gérer les demandes de visas et autres formalités administratives liées aux voyages.
Assurer le suivi des itinéraires de voyage et fournir les informations nécessaires aux voyageurs.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
Capacité à utiliser un standard téléphonique multi-lignes.
Connaissance des procédures de sécurité et d’accueil.
Expérience en organisation de voyages et en gestion de réservations.
Compétences relationnelles :

Excellente présentation et sens de l’accueil.
Capacité à gérer des situations d’urgence avec calme et efficacité.
Sens de l’organisation et de la rigueur.
Capacité à communiquer efficacement avec les agences de voyage et les fournisseurs de services.
Langues :

Français courant (écrit et oral).
Anglais courant (écrit et oral)
Qualités personnelles :

Aisance relationnelle et sens du service.
Ponctualité et fiabilité.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Proactivité et esprit d’équipe.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Formation et expérience :

Diplôme de niveau Bac à Bac+2 dans le domaine de l’accueil, du secrétariat, ou équivalent.
Expérience professionnelle de 2 ans minimum à un poste similaire, incluant la planification de voyages et la gestion des réservations.